Мы продолжаем серию статей о том, как решать возникающие проблемы во взаимодействии между директором и бухгалтером. Сегодня расскажем, как бороться с забывчивостью директора при передаче в бухгалтерию закрывающих документов. Эта проблема все еще актуальна, несмотря на кажущуюся ясность и простоту.

Отказали в кредите: дело в первичке?

… Под горячую руку директору лучше не попадать – это знали все сотрудники и старались следовать этому правилу. Но сегодня избежать скандала не получится, и главбух Галина Николаевна это понимала. Банк отказал в выдаче такого необходимого кредита – теперь для закрытия финансовой дыры после внезапного повышения стоимости комплектующих нужно искать какие-то другие способы.

— Вы понимаете, что из-за вашего непрофессионализма компания может обанкротиться? – директор не скрывал своего раздражения.
— Моя вина в чем? – не сдавалась Галина Николаевна.
— В том, что мы по вашей милости остались без кредитных денег.
— Илья Николаевич, давайте вернемся к началу этой истории. Три месяца тому назад вы не отдали мне закрывающие документы по трем поставщикам.
— Да забыл я про эти закрывашки! У нас как раз продажи пошли, я мотался по встречам. Вот они и валялись где-то в столе.
— Но я-то об этом не знала.
— Трудно было поинтересоваться у меня, нет ли оригиналов от поставщиков?
— Откуда мне знать, что закрывашки у вас ? Я оперировала информацией, которая у меня была. Поэтому и отчетность сдала по этим данным. Из-за этого мы заплатили больше налогов, чем нужно было.
— Но позже, когда документы нашлись, вы же все исправили?
— Да, я сдала уточняющие отчеты. Но при рассмотрении нашей заявки на кредит в банке увидели расхождение в цифрах, поэтому кредит не одобрили. Однако проблема не только в этом. Звонили учредители. Они хотят встретиться.
— Чего вдруг?
— Полагаю, увидели управленческие отчеты по прибыли с первоначальными цифрами.

В этом месте мы можем прерваться, потому что дальнейшее развитие этой истории с точки зрения бухгалтера уже неинтересно. Нужно понять, что сделать, чтобы такая ситуация не повторилась в другой компании и с другими действующими лицами.

• Пропишите в локальном нормативном акте сроки и каналы передачи первички

Причем, не только директором, но и менеджерами. Опишите, куда и когда необходимо предоставить закрывающие документы. В этом же документе можно предусмотреть штрафные санкции за несоблюдение требований по сбору первички.

• Заведите отдельный лоток для сбора бухгалтерских документов

Причем, если закрывающие документы приходят, в том числе, от директора, таких лотков должно быть два – один для бухгалтерии, к которому имеют доступ все менеджеры, получающие подобные документы, другой – в кабинете директора.

• Чат в мессенджере 

Можно завести отдельный чат в любом мессенджере, куда директора или бухгалтера контрагентов будут выкладывать сканы.

• Электронный документооборот

Но, конечно, удобнее всего – электронный документооборот (ЭДО): и время с ресурсами экономится, и бумага не нужна, и точно ничего не потеряется. О том, как внедрить и использовать передачу документов по электронным каналам связи, читайте в наших статьях – «Как внедрить ЭДО?» и «1С:ЭДО – как подключить контрагента. Пошаговая инструкция».