Недавно собственник компании, который знаком с нашим сервисом «БухОблако», обратил внимание, что у нас «как-то однобоко показываются отношения бухгалтера и директора». Дескать, директор всегда недальновидный самодур, а бухгалтер – образец профессионализма и выдержанности. «А историй, когда компания пострадала из-за неприглядных поступков бухгалтера, разве мало? – интересовался директор. – Вот и расскажите».
И мы вспомнили две таких истории.
…Кирилл был старым знакомым руководства нашей компании. Одно время тесно общались, потому пути как-то разошлись. Спустя годы неожиданно пересеклись, разговорились. У Кирилла была стабильно работающая небольшая ИТ-компания, что добавило общих тем для обсуждения. Речь зашла об оптимизации налогов. Понятно, что никто не говорил о «серых схемах», имелись в виду законные возможности оптимизации.
- Мой бухгалтер никогда ничего подобного не предлагала. Хотя я и задачу перед ней такую не ставил. Она у меня на аутсорсе: первичку заносит, отчеты сдает. Вроде, пока никаких претензий со стороны налоговой не было. Пару раз были штрафы, но небольшие, по какой-то ерунде – невовремя что-то сдала, кажется.
- Кирилл, а ты не хочешь проверить работу своего бухгалтера?
- Как это проверить? Я мало что понимаю в бухучете. Да и зачем? Это будет выглядеть, словно я не доверяю человеку.
- Речь не о недоверии. Возможно, аудитор что-то подскажет твоему сотруднику. У нас есть хороший аудитор, мы сами время от времени пользуемся его услугами.
- Ну, не знаю, - сомневался Кирилл.
Спустя какое-то время Кирилл позвонил и сообщил, что готов к сотрудничеству с аудитором. И здесь начались интересное. Оказалось, что бухгалтерская база на компьютере у бухгалтера и доступа к ней у директора нет (ситуация, ставшая уже классической!). Когда директор попросил бухгалтера выгрузить ее, начались «неожиданности». Сначала обиды: «вы мне не доверяете? Да я все эти годы без выходных и праздников относилась к вашей бухгалтерии, как к собственной». Потом обещания: «Сегодня приехать в офис не смогу, приболела, температурю». Потом возникла острая необходимость съездить к родителям, которые вдруг заболели. И в один прекрасный день человек просто перестал выходить на связь: телефон заблокирован, из города уехала.
Чтобы не утомлять читателей, скажем, что бухгалтера так и не нашли, учет пришлось восстанавливать за несколько лет. А Кирилл долго не мог поверить в случившиеся: «Как же так? Мне ее порекомендовал однокурсник, с которым дружили в институте, она долгое время вела учет в его фирме».
…Второй случай был вопиющим – наверное, поэтому и запомнился. Начиналось все очень обыденно: позвонил директор компании с вопросами по переводу бухгалтерской базы в облако. Посмотрел, как это работает у своего подрядчика и захотел сделать у себя. Мы рассказали, показали, ответили на вопросы. А спустя несколько дней новый звонок и очень странный вопрос:
- Вы можете взломать компьютер моего бухгалтера, дистанционно? Вы же ИТ-шники?
- Ну, прежде всего, между хакерами и автоматизаторами учета дистанция огромного размера. Во-вторых, зачем его взламывать? Просто зайдите в систему, мы расскажем, как можно перенести все данные, либо сделаем это сами.
- У меня нет доступа к своей базе.
- Что значит нет? А как же вы отправляете отчеты, например?
- Все делает бухгалтер, работает удаленно: на ее компьютере находится наша база, я дал ей флэшку со своей ЭЦП. Она не хочет переходить в облако, говорит, что ей так привычнее работать, и у нее нет времени и желания заниматься изучением новых технологий.
- Ну, так попросите, чтобы сделала копию и предоставила вам свой логин и пароль для входа. Мы поможем с переносом.
- Она сказала, что собирается в декрет и базу не отдаст, пока я не выплачу ей 3-х месячный оклад. Так, может, проще ее взломать?
Тут уже мы несколько как бы это помягче выразиться… прифигели.
- А если обратиться в полицию?
- Не вариант: я не знаю, что там внутри, она могла такого натворить, что меня посадят.
Если коротко, то директору таки пришлось заплатить, правда, не ту сумму, которую хотела бухгалтер. Заглянув в эту базу, мы поняли, почему бухгалтер не хотела видеть в ней других людей. Мы рекомендовали директору хорошего бухгалтера для восстановления его базы за 3 года. Кстати, некоторые аутсорсинговые компании при расставании с клиентом передают ему не базу, в которой велся учет, а только собранную первичку и отчеты. Проверить их работу при этом практически невозможно.
Да, описанные ситуации встречается не так часто, как нам кажется. Обычно бывают «лайтовые» версии. Суть одна: работа бухгалтера, как любого сотрудника, требует контроля.
Поэтому несколько рекомендаций:
Даже если директор активно настаивает на этом. Как минимум, у него должен быть доступ в информационную базу в любое время и с любого места. И в этом очень поможет размещение учетной базы в «облаке». Также он должен личной ЭЦП подписывать всю отчетность, которая уходит в контролирующие органы. Даже если руководитель не хочет вникать в бухучет своей компании. Эти моменты можно официально «закрепить» в функциональных обязанностях либо подготовить отдельный документ по компании, в котором более конкретно будут перечислены ваши обязанности и степень ответственности.
Вы можете (и по-хорошему говоря, должны) предложить несколько вариантов ее решения, обосновав каждый. Но окончательное решение принимает только директор/собственник. Не берите на себя лишнее, но всегда предупреждайте о возможных последствиях.
Какие бы прекрасные характеристики ни были у вашего бухгалтера, как говорил известный российский предприниматель, «сидеть придется директору». Поэтому всё, что касается учета, налогов, финансов, ставим на контроль.
Это даст определенную гарантию, что вам не придется зависеть от бухгалтера, даже если вы не слишком удачно его выбрали. Ну, и конечно, управляемый вами доступ к данным своей компании, что позволит контролировать финансовую ситуацию.
У нас были ситуации, когда директор не очень хорошо представлял, на какой системе налогообложения находится его компания. Дескать, это функциональность бухгалтера, а его дело – развитие бизнеса. Подход абсолютно порочный. Для собственного спокойствия и внедрения первоначального контроля бухгалтера таблица, о которой речь шла выше, необходима. Сейчас есть много инструментов, чтобы сформировать ее в электронном виде.
Счета и платежки формирует бухгалтер. Директор может утверждать и/или подписывать платежные поручения. Это даст возможность держать руку на финансовом пульсе компании: вы точно будете знать кому, сколько и за что платите.
Да, да, вы не разбираетесь в бухучете. Но в 1С:Бухгалтерии есть отдельный отчет – «Экспресс-проверка ведения учета». По окончании обработки программа выдаст отчет, который покажет текущие ошибки учета. Если ошибок достаточно много или они критичны, это повод предметно пообщаться с бухгалтером.
Для бухгалтера это не составит труда – операция практически автоматическая. А вы будете понимать, все ли в порядке с перечисление налогов.
Возьмите за правило несколько раз в месяц смотреть отчеты, которые подготовит бухгалтер, по дебиторской и кредиторской задолженности. Вы должны четко понимать, почему они возникли, в какие сроки планируется погасить и что для этого необходимо. Так можно предотвратить или минимизировать риски, в том числе, кассовых разрывов.
Надеемся, что наш опыт поможет сохранить рабочие отношения между директором и бухгалтером.