Электронный документооборот (ЭДО) сегодня из удобной «фишки» становится необходимостью. Среди наших клиентов все больше переходит на обмен документов в электронном формате. И пропорционально растет количество вопросов – как это сделать правильно. Сегодня ответим на самые важные.

Существуют два сценария перехода. Первый предполагает быстрый результат – работа с ЭДО запускается в течение месяца. Он рассчитан на компании малого и среднего бизнеса с объемом до 10 тыс. документов в год. Оперативность и простота внедрения требует типового решения для автоматизации процесса. Сегодня на российском рынке подобные решения предлагают около десятка компаний, одна из ведущих в этом списке 1С. Именно о ее возможностях расскажем более подробно.

Рассмотрим, как происходит подключение к ЭДО.

Подготовительный этап

В рамках этого периода необходимо определить перечень документов, которыми хотели бы обмениваться электронно. Например, 1С:ЭДО позволяет обмениваться всеми видами (форматами) финансовых документов: можно отправлять счета- фактуры, накладные, акты выполненных работ, счета, акты сверки и т.д. Кстати, сформировать и отправить электронный документ можно из любой программы 1С – 1С:УНФ, 1С:Розница, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации, 1С:Садовод и др.

Кроме этого, обязательно назначить сотрудников, у которых будет право подписи документов. 

И, наконец, важно уточнить статус подключения к электронному документообороту контрагентов компании. В противном случае отправлять документы будет некому.

Подключение к оператору ЭДО

Мы оставим выбор оператора за скобками. После того, как оператор выбран, необходимо определиться с тарифом, по которому будет происходить обслуживание.  В 1С:ЭДО оплата осуществляется не за один документ, а за комплект из 3 (трех) и составляет от 1,8 рублей, все входящие бесплатны. Следующий шаг – оформление заявки на подключение к оператору и заключение с ним лицензионного соглашения.   

Техническая подготовка

Для внедрения ЭДО необходимы:

• электронная подпись, которую можно получить в удостоверяющем центре; 

• программа криптозащиты информации, она применяется для шифрования данных, мы рекомендуем использовать КриптоПро - его любят госорганы, ознакомительную версию можно скачать с сайта и использовать 90 дней бесплатно. За это время нужно будет приобрести платную лицензию и установить ее. Еще одна программа полностью бесплатна - VIPnet CSP.  

После этого настраивается доступ пользователей в систему ЭДО – проводится их авторизация и аутентификация.

Если с доступом все получилось, осталось настроить процессы обмена документами – типы, маршруты согласования и подписания.

Чтобы было более наглядно, предлагаем рассмотреть процесс подключения к электронной системе документооборота на скриншотах.

Прежде всего создаем учетную запись ЭДО: достаточно перейти к справочнику Организации, выбрать организацию, для которой необходимо получить учетную запись и выполнить команду Подключить организацию.

Это можно сделать:

Из общего списка справочника организаций:

Из карточки организации:

После выполнения команды Подключить организацию, пользователю предстоит указать сертификат ключа электронной подписи, принадлежащий организации. Если его нет, необходимо получить новый, либо использовать уже работающий.  

При выборе сертификата пользователь указывает пароль от контейнера закрытого ключа и при необходимости фамилию, имя, отчество пользователя, на которого выдан сертификат. Если этой информации не указать, то сертификат сможет использовать любой пользователь, имеющий доступ к контейнеру с закрытым ключом.

Затем необходимо заполнить информацию по организации, указать назначение учетной записи, поставить галочку согласия с условиями использования и выполнить команду Подключить.

После этого настраиваем обмен с контрагентами.

Проверка и обучение

Не менее важны этап – тестирование созданной системы. Необходимо провести «пробный» обмен документами с клиентами и партнерами и обучить специалистов работать с новой системой. 

Работа с ЭДО

Полноценная работа в системе электронного документооборота начинается с информирования контрагентов о новом этапе в жизни компании. После чего им отправляется приглашение уже в системе для начала обмена документами. Подробно процесс подключения контрагентов к ЭДО описан в статье "1С:ЭДО - как подключить контрагента. Пошаговая инструкция". 

Если кто-то из ваших клиентов или партнеров использует другого оператора ЭДО, необходимо оформить заявку на настройку роуминга.

И, наконец, обязательно вносятся изменения в учетную политику компании в части положений по переходу на ЭДО.

После этого вы становитесь полноправным участником глобального процесса повышения эффективности под названием электронный документооборот.