Аббревиатура МЧД (машиночитаемая доверенность) не так давно вошла в жизнь отечественного бизнеса. Несмотря на то, что 1 января 2023 года МЧД станут обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц, новшество, как это часто бывает, вызывает много вопросов. Попробуем разобраться.

МЧД: кому и зачем это нужно?

Необходимость введения МЧД продиктована изменениями в 63-ФЗ «Об электронной подписи». По большому счету, МЧД – это электронная форма всем известной бумажной доверенности, которая подписана квалифицированной цифровой подписью (КЭП) руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя. Физически она представляет собой xml-файл, в котором «зашиты» данные о руководителе компании и сотруднике, которому делегируются соответствующие полномочия по подписанию документов. Таким образом, для руководителя предприятия отпадает необходимость предоставления бумажной доверенности в налоговые органы. А ИП не нужно заверять бумажную доверенность у нотариуса.

Как работает МЧД?

Для сотрудника, который занимается отправкой документов, необходимо выпустить отдельный сертификат КЭП физического лица. Сделать это можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Кроме этого, на него необходимо оформить МЧД, которая будет подписана руководителем организации или ИП с использованием их КЭП. Таким образом, при подаче отчетности или отправке электронных документов специалист будет заверять их своей КЭП и МЧД. Это позволяет автоматически считывать информацию – номер документа, квалифицированная электронная подпись руководителя компании – в отличие от использования скан-копии, проверка корректности которой требует участия сотрудника.

Как создать МЧД?

Существует несколько способов/каналов/инструментов. Прежде всего, с помощью сервиса ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Кроме этого, можно использовать платформу электронного документооборота, если в ней уже разработана подобная функциональность. Также для этих целей можно использовать провайдера ЭДО. И, наконец, свою информационную систему. Кстати, в тестовом режиме "1С:Бухгалтерии 8" такой функционал доступен. Более подробно посмотреть можно здесь.

После того, как доверенность создана, руководитель организации визирует ее своей КЭП. Затем документ отправляется в реестр ФНС и в головной удостоверяющий центр (УЦ). Это позволит создать единую базу МЧД, которая необходима для проверки актуальности и корректности данных. Доверенности будут храниться у ФНС, операторов ЭДО и в информационной системе доверителя.

Какую информацию содержит МЧД?

Информация в МЧД определена приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857:

• наименование, регистрационный номер и срок действия;

• данные доверителя (физ.лица, ИП или юр.лица);

• сведения о полномочиях представителя в виде кода из единого классификатора полномочий или текста в свободной форме.

Пока регламентирован только перечень полномочий, созданный для ФНС.

Где получить ЭП и КЭП?

Уполномоченный сотрудник получает только ЭП, сделать это можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Необходимо иметь в виду, что эта электронная подпись не содержит реквизитов компании, поэтому человек может подписывать документы от неограниченного количества юридических лиц. Однако для подтверждения своих полномочий нужно использовать МЧД конкретного юр.лица.

Отправить МЧД в налоговую можно два варианта: либо приаттачить доверенность к отправляемым документам, либо указать присвоенный ФНС номер доверенности. На основании этой информации получатель имеет возможность проверить срок действия МЧД, полномочия сотрудника, а также достоверность ЭП сотрудника.

Руководителям организаций за КЭП необходимо обратиться в налоговую или доверенный центр. Сертификат выдается на организацию в единственном числе. Он записывается на токен без возможности копирования. Сам токен можно купить в УЦ. Получить его может только непосредственно директор компании. Другому сотруднику его не отдадут.

Актуальная ситуация с МЧД

Сегодня электронную доверенность можно использовать для взаимодействия с ФНС и ФСС. Чтобы начать онлайн-коммуникации необходимо выслать в контролирующий орган МЧД, дождаться подтверждения ее регистрации в системе. В дальнейшем нужно просто вписывать ее номер при отправке документов.

Более подробно о том, как выстраивается эта работа – в приказе ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@@. Однако требования к работе с машиночитаемой доверенностью нуждаются в доработках. В частности, пока находится в разработке единый формат для отзыва доверенности, нет алгоритма по предоставлению полномочий другим юрлицам и т.д.

До 1 января еще есть время. Но начинать готовиться к введению МЧД, как и любого новшества, лучше заранее. Мы рекомендуем начать процесс получения ЭП для сотрудника, КЭП для руководителя, оттестировать возможности создания электронной доверенности и начать использовать ее при отправке документов в ПФР. А если возникнут вопросы – обращайтесь, мы в одном клике мышки.