Недавно собственник компании, который знаком с нашим сервисом «БухОблако», обратил внимание, что у нас «как-то однобоко показываются отношения бухгалтера и директора». Дескать, директор всегда недальновидный самодур, а бухгалтер – образец профессионализма и выдержанности. «А историй, когда компания пострадала из-за неприглядных поступков бухгалтера, разве мало? – интересовался директор. – Вот и расскажите».

И мы вспомнили две таких истории.

…Кирилл был старым знакомым руководства нашей компании. Одно время тесно общались, потому пути как-то разошлись. Спустя годы неожиданно пересеклись, разговорились. У Кирилла была стабильно работающая небольшая ИТ-компания, что добавило общих тем для обсуждения. Речь зашла об оптимизации налогов. Понятно, что никто не говорил о «серых схемах», имелись в виду законные возможности оптимизации.

- Мой бухгалтер никогда ничего подобного не предлагала. Хотя я и задачу перед ней такую не ставил. Она у меня на аутсорсе: первичку заносит, отчеты сдает. Вроде, пока никаких претензий со стороны налоговой не было. Пару раз были штрафы, но небольшие, по какой-то ерунде – невовремя что-то сдала, кажется.

- Кирилл, а ты не хочешь проверить работу своего бухгалтера?

- Как это проверить? Я мало что понимаю в бухучете. Да и зачем? Это будет выглядеть, словно я не доверяю человеку.

- Речь не о недоверии. Возможно, аудитор что-то подскажет твоему сотруднику. У нас есть хороший аудитор, мы сами время от времени пользуемся его услугами.

- Ну, не знаю, - сомневался Кирилл.

Спустя какое-то время Кирилл позвонил и сообщил, что готов к сотрудничеству с аудитором. И здесь начались интересное. Оказалось, что бухгалтерская база на компьютере у бухгалтера и доступа к ней у директора нет (ситуация, ставшая уже классической!). Когда директор попросил бухгалтера выгрузить ее, начались «неожиданности». Сначала обиды: «вы мне не доверяете? Да я все эти годы без выходных и праздников относилась к вашей бухгалтерии, как к собственной». Потом обещания: «Сегодня приехать в офис не смогу, приболела, температурю». Потом возникла острая необходимость съездить к родителям, которые вдруг заболели. И в один прекрасный день человек просто перестал выходить на связь: телефон заблокирован, из города уехала.

Чтобы не утомлять читателей, скажем, что бухгалтера так и не нашли, учет пришлось восстанавливать за несколько лет. А Кирилл долго не мог поверить в случившиеся: «Как же так? Мне ее порекомендовал однокурсник, с которым дружили в институте, она долгое время вела учет в его фирме».    

…Второй случай был вопиющим – наверное, поэтому и запомнился. Начиналось все очень обыденно: позвонил директор компании с вопросами по переводу бухгалтерской базы в облако. Посмотрел, как это работает у своего подрядчика и захотел сделать у себя. Мы рассказали, показали, ответили на вопросы. А спустя несколько дней новый звонок и очень странный вопрос:

- Вы можете взломать компьютер моего бухгалтера, дистанционно? Вы же ИТ-шники?

- Ну, прежде всего, между хакерами и автоматизаторами учета дистанция огромного размера. Во-вторых, зачем его взламывать? Просто зайдите в систему, мы расскажем, как можно перенести все данные, либо сделаем это сами.

- У меня нет доступа к своей базе.

- Что значит нет? А как же вы отправляете отчеты, например?

- Все делает бухгалтер, работает удаленно: на ее компьютере находится наша база, я дал ей флэшку со своей ЭЦП. Она не хочет переходить в облако, говорит, что ей так привычнее работать, и у нее нет времени и желания заниматься изучением новых технологий.

- Ну, так попросите, чтобы сделала копию и предоставила вам свой логин и пароль для входа. Мы поможем с переносом.

- Она сказала, что собирается в декрет и базу не отдаст, пока я не выплачу ей 3-х месячный оклад. Так, может, проще ее взломать?

Тут уже мы несколько как бы это помягче выразиться… прифигели.

- А если обратиться в полицию?

- Не вариант: я не знаю, что там внутри, она могла такого натворить, что меня посадят.

Если коротко, то директору таки пришлось заплатить, правда, не ту сумму, которую хотела бухгалтер. Заглянув в эту базу, мы поняли, почему бухгалтер не хотела видеть в ней других людей. Мы рекомендовали директору хорошего бухгалтера для восстановления его базы за 3 года. Кстати, некоторые аутсорсинговые компании при расставании с клиентом передают ему не базу, в которой велся учет, а только собранную первичку и отчеты. Проверить их работу при этом практически невозможно.

Да, описанные ситуации встречается не так часто, как нам кажется. Обычно бывают «лайтовые» версии. Суть одна: работа бухгалтера, как любого сотрудника, требует контроля.

Поэтому несколько рекомендаций:

Для бухгалтера:

• Не нужно брать на себя ответственность за всё

Даже если директор активно настаивает на этом. Как минимум, у него должен быть доступ в информационную базу в любое время и с любого места. И в этом очень поможет размещение учетной базы в «облаке». Также он должен личной ЭЦП подписывать всю отчетность, которая уходит в контролирующие органы. Даже если руководитель не хочет вникать в бухучет своей компании. Эти моменты можно официально «закрепить» в функциональных обязанностях либо подготовить отдельный документ по компании, в котором более конкретно будут перечислены ваши обязанности и степень ответственности.

• Решение возникшей проблемы обсуждайте с руководителем

Вы можете (и по-хорошему говоря, должны) предложить несколько вариантов ее решения, обосновав каждый. Но окончательное решение принимает только директор/собственник. Не берите на себя лишнее, но всегда предупреждайте о возможных последствиях.

Для директора:

Какие бы прекрасные характеристики ни были у вашего бухгалтера, как говорил известный российский предприниматель, «сидеть придется директору». Поэтому всё, что касается учета, налогов, финансов, ставим на контроль.

• Перенесите бухгалтерию «в облако»

Это даст определенную гарантию, что вам не придется зависеть от бухгалтера, даже если вы не слишком удачно его выбрали. Ну, и конечно, управляемый вами доступ к данным своей компании, что позволит контролировать финансовую ситуацию.

• Сделайте отдельную таблицу по срокам отправки отчетов и оплаты налогов

У нас были ситуации, когда директор не очень хорошо представлял, на какой системе налогообложения находится его компания. Дескать, это функциональность бухгалтера, а его дело – развитие бизнеса. Подход абсолютно порочный. Для собственного спокойствия и внедрения первоначального контроля бухгалтера таблица, о которой речь шла выше, необходима. Сейчас есть много инструментов, чтобы сформировать ее в электронном виде.

• Контролируйте платежи

Счета и платежки формирует бухгалтер. Директор может утверждать и/или подписывать платежные поручения. Это даст возможность держать руку на финансовом пульсе компании: вы точно будете знать кому, сколько и за что платите.

• Проверяйте ошибки в учете

Да, да, вы не разбираетесь в бухучете. Но в 1С:Бухгалтерии есть отдельный отчет – «Экспресс-проверка ведения учета». По окончании обработки программа выдаст отчет, который покажет текущие ошибки учета. Если ошибок достаточно много или они критичны, это повод предметно пообщаться с бухгалтером.

• Запрашивайте регулярно справку из налоговой о расчетах с бюджетом

Для бухгалтера это не составит труда – операция практически автоматическая. А вы будете понимать, все ли в порядке с перечисление налогов.

• Контролируйте взаиморасчеты

Возьмите за правило несколько раз в месяц смотреть отчеты, которые подготовит бухгалтер, по дебиторской и кредиторской задолженности. Вы должны четко понимать, почему они возникли, в какие сроки планируется погасить и что для этого необходимо. Так можно предотвратить или минимизировать риски, в том числе, кассовых разрывов.

Надеемся, что наш опыт поможет сохранить рабочие отношения между директором и бухгалтером.