Звонок был долгий и какой-то очень настойчивый. Такие звонки, особенно в последний день сдачи годовой отчетности, ничего хорошего не обещали. Так и получилось. Бухгалтер одного из клиентов буквально кричала в телефонную трубку, что не может отправить отчеты – система говорит, что «Не удалось найти ни одного сертификата, пригодного для создания подписи».

Что же случилось?

Это было странно: ЭЦП (электронная цифровая подпись) обновлена буквально месяц тому назад, опробована в боевых, что называется, условиях, никаких проблем с ее использованием не возникало. Специалисты начали выяснять, в чем дело.

… А в офисе клиентской компании бухгалтер, Светлана Николаевна, со слезами жаловалась менеджеру Леночке:

- Лен, ну что за фигня? Весть последний месяц впахивала буквально без выходных, думала: вот сейчас поднапрягусь, но все сведу, до копеечки. Я же на испытательном сроке, ты знаешь. Мне так нужна эта работа. Все сделала – и вот, на тебе. На последнем шаге такой «облом». Ну, что ты будешь делать?

Лена понимала, что утешить коллегу нечем: никто не будет разбираться в технических тонкостях, а не сдача отчетов – это штраф. А для Светланы еще может и потеря работы: директор не любит, когда деньгами компании, как он говорил, затыкаются дыры некомпетентности сотрудников.

… Специалисты «ЗУБР Текнолоджис» проделали все возможные шаги для выяснения причин. И нашли…

- Светлана Николаевна, у вас ЭЦП на старого директора. Про то, что директор поменялся, вы ничего не говорили.

- Подождите, как поменялся? Это какая-то ошибка, у нас руководство точно не менялось, я бы знала.

- Вы можете зайти на сайт налоговой, скачать выписку из ЕГРЮЛ и сами все посмотреть.

Спустя 5 минут Светлана Николаевна буквально ворвалась в кабинет директора.

- Денис Иванович, у нас что, новый директор?

- Вам-то какая разница? Для вас ничего не поменялось, я по-прежнему ваш начальник, вы обязаны выполнять мои приказы. Назначение нового директора – чисто номинальное, так будет правильно для бизнеса.

- Да мне все равно, номинальное оно или нет. У нас электронная цифровая подпись, без которой я не могу отправить отчеты в налоговую, пенсионный и другие фонды на ваше имя. Я все подготовила, а налоговая не принимает отчеты, потому что ЭЦП на одну фамилию, а по документам – другой директор. Почему вы не сказали мне, что у компании новый генеральный?

- Я же говорю, что он номинальный, всем по-прежнему руковожу я. Надо было вас предупредить, но закрутился, выпустил из виду.

- И теперь нам угрожают штрафные санкции.

- Штрафы? За что?

- За невовремя сданную отчетность – сегодня крайний срок!

- Что можно сделать, чтобы получить новую электронную подпись? Сегодня успеем?

- Постараюсь решить эту проблему.

Сколько было порвано нервов и отдано сил, рассказывать не будем. Проблему действительно удалось решить до конца дня и уже поздно вечером отправить отчетность. Но из этой истории мы вынесли несколько рекомендаций.

Бухгалтер должен знать маленькие тайны и секреты бизнеса

Разумеется, до разумного предела. Вряд ли стоит рассказывать ему, как выигрываются тендеры или неформальную цель некоторых выплат. Но считать, что человек, ведущий бухгалтерию, должен исключительно выставлять и оплачивать счета, вносить первичку и перечислять налоги, вряд ли разумно. Дополнительная информация часто позволяет более эффективно выполнять основную функцию бухгалтера – оптимизировать налоги.

Не ленитесь составить регламент

Если директор не очень понимает, где проходит этот «разумный предел», лучше подготовить внутренний документ, который будет регламентировать доступ к информации компании. Формализация «можно» и «нельзя» очень выручает в ситуации, когда нет понимания, что лучше – промолчать или поделиться. Этот документ хорошо бы показать юристу и аудитору.

Проводите совещания 

Периодически, скажем, раз в неделю, устраивать совещания с бухгалтером по текущим финансовым и организационным вопросам: узкие места в поступлениях денег, что сделать, чтобы минимизировать риски, выработка предложений по оптимизации налогооблагаемой базы, новые меры поддержки бизнеса – как ими воспользоваться и т.д.

Подружитесь с вашим бухгалтером

Директор и бухгалтер, или, как говорят, Гена и Бух, в идеале должны быть, что называется, на одной волне или, во всяком случае, не вызывать отторжения друг у друга. Тогда найти общий язык и решать возникающие проблемы будет гораздо проще. О том, как найти бухгалтера, можно посмотреть в статье на нашем сайте «Раз, два, три, четыре, пять – я иду тебя искать ИЛИ Как директору выбрать бухгалтера?»